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「99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ」

   

ちょっとしたコツを意識するだけで、仕事の効率は飛躍的にUPします。

本書では、はきちがえた「まじめ」が、「みじめ」な結果にならないための仕事のコツを紹介しています。

段取りばかりを気にしすぎて仕事の効率が上がらないと悩んでいる社会人のあなた!大変人気の本書、まだ読まれていないという方はぜひ読んでみてはいかがでしょうか?

報連相のコツ

会社で欠かせない報連相(報告・連絡・相談)。

気をつけたいのは上司や相手の都合を気にしすぎたり、丁寧さを優先しすぎたりすることです。

例えば「今、ちょっといいですか」ではなく「3分ください」ということで、聞いてもらう形に持っていきやすくなります。

聞かれたことに答える時には、はじめに「はい」「いいえ」など直接的な答えをしてから、理由などを述べるようにします。

報連相を行なう時には、完成した仕事を追及しましょう。

ここでは、相手が「Go」か「NoGo」かを言うだけですむ報連相を目指します。

例としては「こうしたいと思いますが、理由はA、B、Cです。リスクはありますが回避できます。よろしいでしょうか?」といった言い方ができます。

 

会議のコツ

会議前にはまず、目的やゴールを設定し、事前に伝達します。会議では時間配分を決めておき、早めに終わればそれで終了とします。

話し手の場合、要点は先に言います。ホワイトボードがあれば積極的に使うことで、意見をまとめながら進めることができます。

聞き手のときは、うなずいたり相づちを打つことで会議をコントロールできるでしょう。

会議後のアクションは、その場で決め、期限なども細かく設定してしまいます。議事録も当日中に提出してしまうことで、会議後の行動は、格段にスピードアップします。

 

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メールのコツ

報連相と同じくメールでも、結論は最初に書くようにしましょう。

何度もメールの往復をしなくて良いように、一歩踏み込んだ内容を意識します。スケジュールを決める場合など、この時間の範囲で選んでもらう、場所を決めてしまうといったことができます。

 

文書作成のコツ

自分が見やすいと感じたパターンを、いくつか自分の引き出しにしてしまいます。

その上で、「ポイントは3つにまとめる」「一貫して同じ言葉・表現を使う(西暦と平成を混ぜないなど)」「半角英数字にそろえる」といった基本を意識します。

なるべく余白を3割程度作るようにし、四角の枠や色を使い分けて見やすさを考えましょう。ここでもやはり、シンプルにすることをお忘れなく。

 

コミュニケーションのコツ

仕事をしている以上、コミュニケーションは必須です。名前を覚え、呼びかけるときや質問のときに名前を添えることで、距離が近づきます。

会話においては「誰かが話しているときには絶対話をかぶせない」ようにします。これによって早とちりや相手の感情を害することを防げます。

会話の中では「すみません」より「ありがとうございます」など、日常よく使うネガティブワードをポジティブワードに置き換えるようにするなら、相手の印象が良くなっていくでしょう。

 

時間のコツ

時間をうまく使うには、割り切っていくことも大切です。

多くのことを抱え込みすぎて、かえって時間がかかってしまうことの無いように、できないものは断ります。

「迷う」ことは時間を無駄にしてしまう行為なので、優先順位を決めておきます。そして仕事があれば「すぐやる」ようにするなら、対応に時間が取れたり、印象が良くなったりします。

 

チームワークのコツ

メンバーの特性を生かした仕事が割り当たると、チームのパフォーマンスが最高になります。

情報伝達をするときは、きちんと整理してから伝えるようにすることが大切です。ほめるとき、感謝するときは、できるだけ具体的に伝えることで、相手の意欲や今後の行動につなげられます。

 

目標達成のコツ

自分で限界は作らないようにします。

今からでも遅くないと考え、他人と比べないようにし、目標達成に向けてコツコツがんばりましょう。

ピンチの時には教科書に立ち返ることもできます。目標達成に向けては、簡単な、力のいらないことからはじめて、継続を目指しましょう。

 

本書に良く出てきたキーワードは「早く」「シンプルに」「まとめる」なのではないかと感じます。

紹介されたコツはすぐに使えるものばかりです。明日からこのコツを利用して、効率の良い仕事を目指しましょう!

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