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これがトヨタの強さの1つ!「トヨタの片づけ」

   

日々のルーチンワークの中で、気づかずに発生しているムダはありませんか?

ペンを探す時間、ファイルを取り出す時間、モノを捨てる時間、、、細かいムダ時間を減らす方法こそ、「トヨタの片づけ」です。

基本的な考え方となっているのは5Sです。
5Sとは「職場環境を維持・改善する上で用いられるスローガン」(p31)です。

  1. Seiri 整理
  2. Seiton 整頓
  3. Seisou 清掃
  4. Seiketsu 清潔
  5. Shitsuke しつけ

この5Sこそ、仕事のムダをなくし、利益を上げることすらも可能な考え方なのです。中でも1の整理と2の整頓を中心に本書をご紹介します。

仕事のムダをなくすために片づけに取り組みたいと考えている会社員、必読です!

Seiri:整理

整理=「いるもの」と「いらないもの」を分け、「いらないもの」は捨てる。(p44)

整理されていないとスペースのムダ(スペース費用など)、時間のムダ(探す時間など)、間違えるムダ(間違ったものを送るミスなど)が発生します。こうしたムダは取り除けば、転じて利益となります。

トヨタの整理

  • 判断基準、有効期限を作る
    判断基準によって「もしかしたら使うかも」と迷うモノも捨てられます。 「いつか使うかも」というモノは「いつか」に有効期限を設け、期限が来たら必ず捨てます。メールや名刺も同じようにします。
  • 視える化する
    整理のときには、足元、階段下、壁際などの「影」のエリアから、不要なものを出してきて、判断基準と照らし合わせます。もし、ミス発注した品などが隠れている場合、そうしたミスを無くすためにしくみを考えることも大切です。
  • 先入れ先出しにする
    書類も備品も古いモノから処理します。そのためには、先入れ先出しのしくみをあらかじめ作っておくことが必要です。
    例えば、書類を入れておくトレーの中身を、日に何度か見て、入ってきた順に処理します。その過程で、すぐに捨てるか保存し、作業が必要な場合は、有効期限を設け、いつまでも放置されないようにします。
  • 発注点を考える
    消耗品は、残りいくつになったら発注するか(発注点)を明記しておきます。これにより、発注し忘れや、発注しすぎでモノが増えることを防げます。

 

Seiton:整頓

整頓=「必要なもの」を「必要なとき」に「必要なだけ」取り出せるようにする。(p44)

トヨタの整頓

  • 頻度と動線から配置を考える
    毎日使うものは手の届く場所、週一程度なら近くの棚、年一程度なら倉庫という具合に頻度から配置を考えます。また人の動きを考えて、コンパクトな動きで作業ができるように、機械や棚の配置を考えます。
  • 定位置を決める
    「知らない人が30秒で探し出せるようにする」(p166)ために、定位置を決めます。
    例えば、
    ロッカーの中に収納している場合、扉に何が入っているかを明示する。
    本来の置き場所の様子を示した写真を掲示する。
    線を引き、そこに揃える、その高さまでは積まないようにする。
  • 姿置きをする
    置かれているものの名前や形を、その置き場所に貼り付けておくと、型はめパズルのように、名前や形のところに片づけられます。同時にそのモノがそこになければ使用中と判断でき、ムダに探す必要がなくなります。

ここまでの整理・整頓により、キレイ片づけることができたことでしょう。それをキープする方法が、残りの3つのSです。

 

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Seisou:清掃

清掃=キレイにそうじする、日常的に使うものを汚れないようにする。(p199)

そうじもひとつの仕事ととらえれば、習慣化が可能です。一日数分でも業務に組み込み、そうじのための道具もきちんと準備します。

 

Seiketsu:清潔

清潔=整理・整頓・清掃の状態を維持する。(p199)

定期的な点検も重要です。点検の際には、期限やいくつ以上といった数値を組み込んだ具体的なチェックシートを活用します。

 

Shitsuke:しつけ

しつけ=整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる。(p199)

ルールを守らせるのはリーダーの仕事です。

その際、リーダーは現場で率先して整理・整頓などの作業を行なうようにします。それをなぜ行なわなければならないのか、目的意識を周知させることも大切です。

 

本書の冒頭には、以下のような言葉があります。

片付けは、あなたの仕事や職場を変える「ビジネスツール」なのです。

本書からビジネスツールとしての片づけをぜひ身につけましょう。

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