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整理整頓も楽しければ仕事もさらに充実!「整理HACKS!」

   

仕事や物理的なモノ、また生活も、整理をしなければムダが増えてしまいます。

退屈と思ってしまう整理を、クリエイティブに楽しく行なう!それを目的としたハックが本書には収められています。

モノや情報や生活を整理したいと考えている社会人は新年度の区切りで心機一転、取り組んでみてはいかがでしょうか?

書類を整理する

紙データは気づくと山積みになってしまうものです。

書類はなるべく電子データ化

スキャンしたり、元のデータをもらうなどして、データ化したものはどんどん捨てていきます。

名前には統一性を持たせ、「プロジェクト名+書類名+日付」などとつけて管理します。

紙の資料は時系列管理

一覧性などの点で、紙の資料もやはり必要です。

紙資料はプロジェクト別にクリアファイルに入れ、最新のものを手前に入れるようにしていきます。こうすると、長期間使わないものは奥へと押し出されます。

奥になったファイルは電子化して、紙を破棄するようにすれば、手元に残る資料をスッキリさせられます。

 

環境を整理する

いつでも気持ちのいい環境で作業をしたいものです。

コード類は透明なポーチで管理

デジタル機器が増えた今、USBや充電コードなどは乱雑になりがちです。

こうした小物は、「透明な」小物ポーチに、パソコンごとなど種類分けして収納します。充電などは、USB経由で行なえるコードを準備しておくと、パソコンさえあれば充電できるので便利です。

デスクも作業スペースを確保

デスクの引き出しにマグネット式の仕切りや小物入れの箱があれば、引き出しの中が乱雑になるのを防げます。

ティッシュボックスやペン立てをなど、定位置が決まっているものは固定してしまいます。こうすることで、デスク上の秩序を守ることができます。

 

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情報を整理する

仕事の情報は気づけばあふれてしまいます。

本の整理

技術関連の本はどんどん情報が新しくなるので、読んだらデータ化したり書評ブログに記録を残して処分します。

この作業により、新しい情報源を迎える体制を整えることができます。

録画データの整理

仕事の参考になるテレビ番組の録画データは気づけばたまってしまうもの。

それを1.3倍速や1.5倍速などで見ることで、短時間で濃密な情報が得られるようになります。

議事録を作る工夫

会議の議事録は、会議中にパソコンをプロジェクタで映しつつ、みんなの意見をまとめる作業と同時に作成してしまいます。

この議事録作成法は、後で意見を取りまとめたりする時間も無くせるので便利な方法です。

 

生活を整理する

生活をルーチン化してシンプルに。しかし、香辛料的サプライズを忘れずにすれば、生活を整理しつつも楽しめます。

 

買い物をルーチン化

シンプルにできる生活の一部は買い物です。

必需品やいつも同じものを買う場合などは通販を利用しましょう。コンビニ受け取りにするのも、買い物と用事を済ませられる工夫です。

朝の時間のルーチン化

仕事前の忙しい時間を有効活用しましょう。朝の服選びの時間も、曜日ごとに着る服を決めてルーチン化してしまえば、迷う時間を回収できます。

食事のルーチン化

栄養バランスの取れた食事のパターンなども、いくつか決めておくことで、時間を有効に活用できるようになります。

もちろん偏った食生活にならないよう、飽きてしまわないようにはご注意を。

 

思考を整理する

脳には元々思考を整理する機能があるので、それを最大限活用しましょう。

わからないまま、頭にインプット

「わからない」ことに出会ったら、「わからない」まま熟成させるのもひとつの手です。
脳はそうした情報も整理してくれます。

場合によっては、寝る前にインプットを行なうと、起きたときに解決している場合もあります。

時間に合った思考作業

脳の機能の傾向を生かします。

午前中は整理された情報のアウトプットを中心に行ない、午後は思考があまり不要の作業、夜はインプットを中心にすると良いでしょう。

集中して作業をこなすにはToDoリスト

目の前のことに集中するためには、ToDoリストも活躍します。

これによって、とりあえずは目の前の仕事に集中すればよく、他ごとを考えて作業効率を落とすことを回避できます。

ToDoリストに手をつけるときは、小さめのToDoからスタートするとエンジンがかかりやすいです。

思考整理には図解を活用

思考を整理していく際には、紙などに図解していくのも有効な方法です。マインドマップやポジショニングマップなどを活用していきましょう。

 

人脈を整理する

たまった名刺は「1年たったら捨てる」を基本にします。

このとき、ただ捨てるのではなく、反省や次に生かしたい人脈などを想像する機会とします。スキャンしてデータ化するのも整理には有効です。

 

整理には様々な分野、方法があります。

こうした中から自分に合うハックを見つけて、早速スッキリした生活をはじめてみましょう。

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