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正しい敬語は使えるか?「敬語力がつく! 文章&文書の超・基本」

   

敬語は社会で働く上で必ず必要になるものです。

しかし「敬語ってよくわからない」という方も多いのではないでしょうか?

働き始めたときから、きちんとした敬語を使った文章を書けるなら、良い印象を持ってもらえるものです。今回は敬語力・文章力・文書力を身につけるのに最適な一冊をご紹介します。

自分の敬語力・文章力に不安を抱いている新社会人のみなさん!本書では文例と共に、文章力・文書力・敬語力をアップする情報を全部で104掲載しています。その中から抜粋してご紹介しますので、少しでも参考にしていただければと思います。

文章力をアップするために

ここでは5つのポイントを抜粋します。

(1)わかりやすく書く

文章をわかりやすくするためにできる簡単な方法のひとつは、「一文を短く」と意識することです。

「、(読点)」や「が」「ので」などの接続詞で続けず、「。(句点)」にするだけでも、短くなります。

また、説明が続く場合は別の文にする、カタカナ専門用語は日本語に言い換えるといった工夫でもわかりやすい文章になります。

(2)はっきり明確に書く

はっきりさせるのに最適なのは数字です。

日時や時間は数字を使うくせを身につけましょう。そして、「思います」「たぶん」「私的には」といったあいまいな言葉を避け、はっきりした文章を目指します。

(3)きちんと伝わるように書く

「誰が」といった主語や「何を」といった目的語は略さないように心がけます。そして、主語と述語がきちんとつながる組み合わせを意識します。

「全然良い」など間違った副詞の使い方をしないように気をつけましょう。

修飾語を二つ以上使う場合は、「長い修飾語→短い修飾語→修飾される言葉」の順に並べると、まとまりがよくなります。こそあど言葉や「そんな中」「そうした中」といった語は、中身をきちんと意識して使いましょう。

(4)文章をスッキリさせる

つい「ます」の文末が続いてしまったり、「いただく」という表現が続いてしまったりすることがあります。こうした場合は、他の表現に置き換えられないか検討します。

また、本来なら不要な「もの」や「こと」といった表現を多用してしまうケースでは、そうした言葉を削ることで、文章をスッキリさせることができます。同じ表現が繰り返していないかを常に意識して、文章を組み立てましょう。

(5)大人の表現を身につける

「わたし」は「わたくし」のようなビジネス表現や「はしょらない」表現を意識します。「!」「?」といった記号の多用にも注意しましょう。

丁寧な印象にするには、「てにをは」を削らないことも必要です。

 

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文書力をつけて、文書力を使う

ここでは「基本のフォーマット」「文書の種類」の2つを意識していきます。

(1)基本のフォーマットを意識する

ビジネス文書にはフォーマットが決まっている場合があります。そのフォーマットに沿うことが求められるときはそれを守りましょう。

また、見やすいレイアウト、具体的なタイトルや内容、5W3Hを意識した文章を心がけ、わかりやすい文書を作成します。

(2)文書の種類を意識する

作成する文書が社内文書か社外文書か、紙面かメールかでも体裁は異なります。そのため種類にあわせた基本フォーマットを把握する必要があります。

特に社外文書の場合には、業務上の文書だけでなく、あいさつ状などの儀礼文書も含まれるため、送るタイミングなどの確認も必要です。ビジネスメールでは読みやすさを第一に考えましょう。

 

敬語力をつける

ここで本書の一番のポイント敬語について、2つのポイントを共有します。

(1)敬語の種類

敬語は、相手を高くする「尊敬語」、自分を低くする「謙譲語」、ていねいに言ったり「お」や「ご」をつける「ていねい語」に分けられます。

尊敬語や謙譲語には、独自の表現があるものも存在します。
そのため「聴く→ご清聴(尊敬語)」「思う→拝察する(謙譲語)」などはそれぞれ確認しておきましょう。

(2)まちがいやすい敬語

尊敬語と思い、高めるべき相手に謙譲表現を使ってしまい、結果として失礼になってしまった経験はありませんか?

それを避けるためには、尊敬語と謙譲語をしっかり把握しておきましょう。

また、「来られない」が「来れない」のような「ら抜き言葉」「作らせて」が「作らさせて」のような「さ入れ言葉」といった間違った日本語にも注意します。

 

正しい日本語を使い、敬語の使い分けを意識するなら、きっと社会人として一目置かれるはずです。本書にある、ケース別敬語の使い方や尊敬語・謙譲語表現の一覧は、一読の価値ありです。

会話に比べ、文章を作成するときには、考えながら言葉を組み立てることができます。まずは文書を作成するときに敬語を意識することで、少しずつ正しい敬語を身につけていきましょう。

正しい敬語力を養い、さらに社会に通用する文書を作成する上で、本書をぜひ役立ててみてください。

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