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情報管理に悩まない!100円でつくる万能「情報整理ノート」

   

日々の情報はどのようにまとめていますか?

スケジュール帳、カレンダー、メモ帳、読書記録、バインダー、ファイル。。。まとめ先の数が増えれば増えるほど、情報の重複や検索に時間がかかることは避けられなくなります。

本書では、情報を1冊のノートにまとめ、検索性を上げる方法を紹介しています。
自分用の情報管理に悩んでいる社会人は情報整理ノートと検索用テキストエディタで、オリジナルの情報管理を目指しましょう。

100円ノートのメリット

著者は情報整理ノートとしてA6のキャンパスノートを使用しています。

コストも安いから買い足すことも可能なため、スペースも無限大。貼ったり切ったりも自由自在。どんどん情報を足していくことができます。

スケジュール、アイデア、記録などをノートに一元化することで、どこに書いたかあちこち探す必要もなくなる。それを実現するのが、100円で作る万能「情報整理ノート」なのです。

 

記録のルール

ここでは記録のルールを3つに分けて紹介します。

一元化する

すべてのことを、1冊のノートに書くようにします。日常のささいなメモも、会議の記録も一元化します。

時系列と日付ラベルの書き方ルールを守る

ノートは時系列に前から使っていきます。

カテゴリ分けして、別のページから使い出すということは基本的にしません。

例外的に、「探本リスト」などの日付の関係ないリストなどを著者は巻末にメモしています。この場合の情報は付箋に書くことで、ノートが代替わりしても、情報を移動できるよう工夫しています。

そして、時系列に書いた記録には、日付ラベルをつけます。
「150301」=2015年3月1日
といった具合に、6桁ラベルを使用します。

これは、後ほどご紹介する索引を作るときに非常に重要になります。

ノートのタイトルルール

ノートを使い切ったときは、ノート表紙にノートナンバーと試用期間を記入します。ノートナンバーは、1冊目から1、2、3、、、と通し番号で。

試用期間は6桁ラベルを基本で書きます。例えば「【12】150224~150309」(12冊目、試用期間は2015年2月24日から3月9日)といった具合です。

 

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ノートの一工夫

なぜA6ノートなのか。それにはノートを工夫することで、得られる利便性があります。

A4書類を貼り付ける

メモやレシートなどのほかに、仕事をしていて多いのがA4書類です。著者が使用するA6ノートは、下記のような工夫で貼り付けると、きれいに収まります。

  1. 二回折ってA6サイズにする
  2. 二つの辺をハサミで1センチぐらい切り取る
  3. 折り目の辺に2センチぐらいの幅で糊を塗る
  4. ノートの閉じ側(背側)に合わせて貼る

ページでポケットを作る

ノートの末尾の2ページのうち、1ページの角を切り落とし、その2枚をテープで張り合わせます。こうして完成したポケットに、地図や予備の名刺などを収納できます。

 

一元化する

本書では、様々な情報の一元化を目指します。

スケジュールの一元化

仕事用と自分用のスケジュールを分けると、ダブルブッキングが発生しかねません。スケジュールを一元化することにより、それを防げます。

日記の一元化

日記を毎日つけようと思うと意外と大変です。

この情報整理ノートを使用するときには、毎日書くことに縛られず、書きたいときに書くことで、ストレス無く日記や行動記録を続けられます。

 

索引の作り方

本書では時系列に並べ、一元化した情報を、索引を作ることで検索できるようにしています。

著者は索引を「メモ帳」などのテキストエディタで作成しています。テキストエディタは何よりもデータが軽くてすむのがメリットです。そこに、「ノートナンバー」「6桁ラベル」「タグ」「内容やタイトル」を1行でどんどん書いていきます。

ノートを使い切ったら、どんどんテキストエディタで、索引の内容を末尾に追加していきます。

【12】150224~150309
150224 メモ 3月に買いたいものリスト
150225 写真 ○○博物館の前にて▲▲さんと
150226 打合 新年度の企画について
以下続く

タグは短く、複雑にならないようにし、直感でつけられると良いでしょう。

また、内容やタイトルには具体的な単語を含めると検索性が良くなります。英数字は半角にするといった自分ルールも決めておきましょう。

こうして作成した索引テキストファイルにたいして「検索」機能を使用することで、どこに情報があるかを見つけられます。そして、その日付のノートを持ち出せば情報を見つけることができるわけです。

この索引のメリットは、日付がばらばらの情報も探し出しやすいということ。これによって、そのときが分からなかったアイデアのつながりを発見することもできます。

 

1冊の情報整理ノートと索引テキストファイルで、ムダなく豊かな情報管理を目指しましょう!

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