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快適な仕事空間作りを!「モノが少ないと快適に働ける: 書類の山から解放されるミニマリズム的整理術」

   

毎日の仕事をこなしている中で、気づけばデスクの上が書類でいっぱい、欲しいツールがすぐ見つからずにイライラする。。。そのような経験をしたことはありませんか。

気づいたらデスクの上にモノや書類が溢れていたり、快適な仕事空間づくりを目指したい会社員や在宅ワーカーの皆さんに、書類の山から解放され、自分の使いやすいデスクを生み出す、理想的な仕事空間づくりに役立つ1冊をご紹介します。

書類の山から解放されるために

書類・紙類整理の過程を、著者は「処理」と呼んでいます。

どんな書類であれ、ノートであれ、一度手に取って自分というフィルターを通して、しかるべき場所へと分けていく。

手に取るたびに、以下の過程で処理することにより、書類の山からの解放は意外と簡単に実現できます。

この書類は今必要な書類なのか

本書では現在常時利用・参照する書類をアクティブ書類と呼んでいます。

アクティブ書類は企画ごとなどに分け、見えるところにまとめておきます。

この書類はデータでも良いものか

本書ではデータでも良い書類をスキャン用書類と呼んでいます。その場合はスキャンしてデータ化し、日付や五十音に整理し、原本はゴミ箱に入れて紙を減らします。

データ化のメリットは検索性の高さ、また大量の情報を持ち運べるという点。

著者はこの作業と毎月1日の習慣にすることで、物理的なモノを減らすことを可能にしました。ただ原本で保管しておきたい契約書や手紙などは数はあまり多くないはずなので、きちんと居場所を作って保管します。

この書類は一定期間の保存が必要か

本書では新規書類のうち、すぐにスキャンしたり捨てたりしない書類を保存用書類と呼んでいます。この場合は、企画別・種類別に分けたフォルダーに入れて、一時管理を行っています。

少しの期間を置くことで、それがスキャン用書類かゴミ箱行きかを判断できるようになるものです。

保存用書類をスキャン用書類化かゴミ箱行きかを検討するタイミングは、新しい保存用書類を入れる時。いつでも見直す機会を作ることで、保存用書類の増殖を防ぐことができています。

この書類はゴミ箱に入れてもよいか

はじめから不要な書類、スキャンし終わったノート、重要な部分は書き出した本などは、ゴミ箱に入れるようにします。

本で大切なのは一部分や数ページということが多いはずです。

好きなフレーズを書き留めたり、そのページをスキャンすることで、本自体を手放せます。

手に取って自分というフィルターを通したり、データを保存することには、「捨てる」という行為への敷居を下げます。それは結果的に書類の山をを減らすことへ繋がってゆくのです。

 

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デスクの環境を快適にするために

自分の使いやすいモノだけで構成されたデスク。モノが少なく整然としたオフィス。そのようなモノが少ない状態を、著者は「快適最小限」と呼んでいます。

窮屈なシンプルさではなく、本当に必要なモノだけに落とし込んだミニマリズムの状態。
本書ではそれを著者自らが実践しています。

著者の仕事空間の特徴は、とにかくモノが少ないということ。収納場所も、余裕のある本棚ひとつほどしかありません。どのようにしてそれが可能になったのでしょうか。

収納場所を増やさない

収納場所が増えれば、それに合わせてモノも増えるものです。著者のオフィスのデスクには引き出しがありません。

代わりにペンなどの入ったツールボックスが十分に役割を果たしています。そしてデスク上には「余白」ともいえる作業スペースが確保できるようになっています。

活用するツールに絞り込む

少し意識してみれば、常に使う文具と一部の作業にだけ使う文具に分けられることに気付きます。

いつも活用するツールを手元に、それ以外のものは別の場所に保管と分けるようにします。そうすることにより、使いたいものを探す時間を短縮し、思考を止めずに作業ができ、結果として作業効率を上げることができます。

時間管理を上手に行うために

著者は4つのツールにより、24時間で仕事をこなせるように工夫しています。

  1. 「マンスリーのみの手帳」にアポイントを書く
  2. 「TODO全集(メモ帳)」に自分との約束・タスクを書く
  3. 「工程表」を、大がかりな仕事では作成する
  4. 「時計式TODO管理付箋(時計の文字盤が印刷された付箋)」に一日の予定を書く
    1〜3を参照し、本当にその日にやるべきことを24時間の中に割り振る

これにより計画の時点で自分がこなせる仕事量に抑えることができ、追われる感覚なく仕事を行えるようになります。

アナログスケジュール管理を行っている方には、きっと共感できる部分があることでしょう。

 

モノが少ないと仕事に集中できる。

そんな「快適最小限」を体感すると、今後もそれを継続したいと思えます。

快適な仕事空間で最高の仕事を行うため、ミニマリズム的整理術を取り入れてみるのはいかがですか。

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